Фактура на која ѝ недостасува елемент не е само естетски проблем. Клиентот (особено ако е ДДВ обврзник) може да ја врати, сметководителот ќе бара корекција, а при контрола од УЈП нецелосната фактура е проблем за двете страни.
Подолу е листата на елементи што фактурата треба да ги содржи според Законот за данок на додадена вредност, плус неколку практични додатоци што ја забрзуваат наплатата.
Оваа статија е практичен преглед, не правен совет. Прописите се менуваат - за конкретен случај консултирајте го вашиот сметководител или УЈП.
Задолжителни елементи
| Елемент | Што значи во пракса |
|---|---|
| Датум на издавање | Денот кога е издадена фактурата. |
| Реден број | Единствен број во континуирана низа - без прескокнувања и дупликати. |
| Податоци за издавачот | Назив, адреса и ЕДБ (даночен број) на вашата фирма. |
| Податоци за примателот | Назив и адреса на купувачот; за правни лица и нивниот ЕДБ. |
| Опис на прометот | Вид и количина на добрата, односно вид и обем на услугите. |
| Датум на промет | Кога е извршена испораката или услугата, ако се разликува од датумот на издавање. |
| Основица | Износот без ДДВ, по стапки ако има повеќе. |
| Стапка на ДДВ | На пример 18% или повластена стапка. |
| Износ на ДДВ | Пресметаниот данок. |
| Напомена за ослободување | Ако прометот е ослободен од ДДВ, повикување на одредбата од законот. |
Ако не сте регистрирани за ДДВ, не пресметувате ДДВ на фактурата. Вообичаено е тоа јасно да се наведе (на пример „Издавачот не е обврзник за ДДВ“), за клиентот да знае зошто нема данок.
Практични елементи што ја забрзуваат наплатата
Овие не се секогаш задолжителни, но без нив плаќањето често доцни:
- Рок на плаќање (датум на доспевање) - „плаќање во рок од 15 дена“ е појасно од „по договор“.
- Жиро-сметка и банка - клиентот не треба да ве бара за да плати.
- Повикување на број - бројот на фактурата, за полесно поврзување на уплатата.
- Начин на плаќање - готовина, картичка или вирман.
- Валута и курс - кога фактурирате во EUR или USD.
- Лице за контакт и потпис, ако клиентот бара.
Листа за проверка пред праќање
- Дали бројот е следен по ред и не е искористен?
- Дали ЕДБ на купувачот е точен (една погрешна цифра = корекција)?
- Дали датумот на промет е точен?
- Дали основицата × стапката го дава точно износот на ДДВ (без грешки при заокружување)?
- Дали попустот е прикажан пред пресметката на ДДВ?
- Дали рокот на плаќање и жиро-сметката се видливи?
- Дали фактурата е во PDF, а не во формат што може лесно да се измени?
Ви треба само една фактура денес? Пробајте го бесплатниот генератор на фактура - без регистрација, со PDF.
Најчести грешки
- Рачно водење броеви во Excel - две фактури со ист број или празнина во низата.
- Копирана стара фактура со стар датум или стари податоци за клиентот.
- Погрешно заокружување кога се пресметува ДДВ по ставка наместо на вкупно (види како се пресметува ДДВ на фактура).
- Ослободен промет без напомена зошто нема ДДВ.
Ако фактурата е веќе пратена со грешка, не ја бришете - прочитајте како се коригира фактура со грешка.
Како Invox помага
Во Invox бројот на фактурата се предлага автоматски по ред, податоците за вашата компанија и за клиентите се внесуваат еднаш, а основицата, ДДВ и вкупниот износ се пресметуваат сами - вклучително и попуст по ставка, глобален попуст и каса-сконто. Има полиња за датум на промет, рок на плаќање, начин на плаќање и валута, а фактурата ја праќате како PDF директно до клиентот.