Грешка на фактура се случува на секого. Важно е како ќе ја поправите, бидејќи „само ќе ја сменам и ќе ја пратам пак“ создава две различни фактури со ист број - едната кај вас, другата кај клиентот.
Практичен преглед, не правен совет. Начинот на корекција зависи од видот на грешката и од тоа дали фактурата е веќе книжена кај вас или кај клиентот - договорете се со вашиот сметководител.
Основно правило: издадена фактура не се брише
Броевите на фактурите треба да се во непрекината низа. Ако избришете фактура, во низата останува празнина што треба да се објасни. Наместо бришење, грешката се поправа со нов документ што се повикува на оригиналната фактура.
Ако фактурата сè уште не е пратена
Ако е само во нацрт и никој (ни клиентот, ни сметководството) не ја видел, едноставно поправете ја пред праќање. Затоа е корисно фактурите да имаат статус „нацрт“ сè додека не се проверени.
Ако фактурата е пратена, а клиентот не ја книжел
Најчесто: го известувате клиентот, ја сторнирате (поништувате) погрешната фактура со документ за сторно и издавате нова, точна фактура со нов број. Двата документа се чуваат.
Корекција на износ: книжно одобрение и книжно задолжување
Кога износот треба да се промени по книжењето:
| Ситуација | Документ | Ефект |
|---|---|---|
| Износот треба да се намали (попуст по факт, поврат на стока, погрешно повисока цена) | Книжно одобрение | Ја намалува основицата и ДДВ |
| Износот треба да се зголеми (погрешно пониска цена, дополнителна работа) | Книжно задолжување или нова фактура | Ја зголемува основицата и ДДВ |
Документот за корекција секогаш се повикува на бројот и датумот на оригиналната фактура и ја прикажува разликата во основицата и во ДДВ.
Типични грешки и што да направите
- Погрешен ЕДБ или назив на клиентот - сторно и нова фактура; не е доволно само „да ги смените податоците“.
- Погрешна стапка на ДДВ - корекција на ДДВ со документ што ја покажува разликата.
- Погрешна количина или цена - книжно одобрение или задолжување за разликата.
- Двапати фактурирано - сторно на дупликатот.
- Погрешен датум на промет - разговарајте со сметководителот, бидејќи датумот го определува даночниот период.
Поврат на стока
Кога клиентот враќа дел од стоката, оригиналната фактура останува, а за вратеното се издава документ за поврат (книжно одобрение) - и стоката се враќа на залиха.
Како да имате помалку корекции
- Проверувајте ја листата на задолжителни елементи пред праќање.
- Користете база на клиенти наместо препишување ЕДБ.
- Оставете ја пресметката на ДДВ на програмата, не на рачни формули.
Во Invox фактурата има статус нацрт додека не ја пратите, клиентите се зачувуваат еднаш, а ДДВ се пресметува автоматски. Со додатокот за магацин, поврат од фактура ја враќа стоката на залиха и го ограничува повратот на испорачаната количина.